Vier manieren om dossierbeheer op te lossen
Wij noemen geen concurrenten bij naam — een vergelijking die vandaag klopt, klopt volgend jaar niet meer, en een kantoor dat je over een ander hoort afgeven vraagt zich af wat je over hen zegt. Dit gaat over manieren van werken.
Een klassiek DMS naast Microsoft 365
Een eigen systeem met een eigen database, waar documenten naartoe gekopieerd worden.
- Documenten leven op twee plekken; welke de echte is, is niet altijd duidelijk
- Vaak een eigen client of portaal naast Outlook en Word
- Bij vertrek moet alles er weer uit, in een formaat dat de leverancier bepaalt
Een clouddienst die je data host
De leverancier bewaart de dossiers in zijn eigen omgeving en geeft je toegang.
- Beroepsgeheim hangt af van de maatregelen van de leverancier, niet van die van jou
- Verwerkersovereenkomst en subverwerkers worden een terugkerend gesprek
- Opzeggen betekent migreren
Zelf iets bouwen in SharePoint
Mappen, kolommen en wat Power Automate-stromen, ingericht door een partner.
- Past precies, tot degene die het bouwde weggaat
- Conflictcheck, ethische muren en bewaartermijnen moet je zelf blijven onderhouden
- Werkt goed tot je met tien man tegelijk in hetzelfde dossier zit
MatterDesk
Dit is MatterDeskEen add-in in Outlook en Word; de dossiers blijven in je eigen Microsoft 365.
- Eén plek waar een document staat: je eigen tenant
- Geen tweede systeem — je werkt waar je al werkte
- Rechten worden per zoekvraag live gecontroleerd, ook door de AI
- Export naar een platte mapstructuur, leesbaar zonder MatterDesk
Vijf vragen die het snel duidelijk maken
Stel ze ook aan ons. Onze antwoorden staan erbij.
Waar staat een document fysiek, en wie kan er nog meer bij?
Bij ons: in je eigen tenant. Wij hebben geen staande toegang.
Wat gebeurt er met mijn dossiers als ik opzeg?
Ze staan al bij jou. Daarnaast is er een export die zonder ons leesbaar is.
Draait de AI op mijn data, en wordt daarop getraind?
Nee. Per vraag gaat er een begrensd fragment mee; er wordt niets bewaard en niemand traint erop.
Ziet de AI meer dan de gebruiker zelf mag zien?
Nee. Elke zoekvraag draait in de rechten van de gebruiker, per vraag gecontroleerd.
Wat betaal ik naast het abonnement?
De opslag bij Microsoft, rechtstreeks aan Microsoft. Daar verdienen wij niets aan.